Działalność odpłatna i działalność gospodarcza NGO: różnice księgowe

Organizacje pozarządowe mogą prowadzić działalność w różnych formach, a wybór właściwego modelu ma znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz także księgowe i podatkowe. Szczególne znaczenie ma rozróżnienie działalności odpłatnej pożytku publicznego oraz działalności gospodarczej. Obie mogą wiązać się z uzyskiwaniem przychodów ze sprzedaży usług lub towarów, jednak nie są tożsame i podlegają odmiennym zasadom.

Działalności odpłatna i gospodarcza, czym jest?

Działalność odpłatna pożytku publicznego jest ściśle związana z realizacją zadań mieszczących się w sferze pożytku publicznego. Co do zasady nie jest ona działalnością gospodarczą, jednak w określonych przypadkach może zostać za taką uznana. Ustawa nakłada również na organizacje obowiązek odpowiedniego wyodrębnienia poszczególnych rodzajów działalności w ewidencji księgowej.

Prawidłowe rozdzielenie działalności odpłatnej i gospodarczej jest jednym z podstawowych warunków przejrzystego zarządzania finansami NGO. Pozwala określić, z jakiego rodzaju działalności pochodzi przychód, jakie koszty są z nią związane oraz jaki wynik finansowy generuje poszczególny obszar aktywności organizacji.

Działalność odpłatna a gospodarcza NGO – najważniejsze różnice

Działalność odpłatna pożytku publicznego może być prowadzona przez organizację pozarządową w ramach sfery zadań publicznych. Oznacza to, że organizacja może pobierać wynagrodzenie za określone świadczenia, usługi lub działania, jeżeli mieszczą się one w zakresie działalności pożytku publicznego. Ustawa zalicza do działalności odpłatnej również określone rodzaje sprzedaży towarów i usług oraz sprzedaż przedmiotów darowizny.

1. Jak zidentyfikować działalność odpłatną?

Istotną cechą działalności odpłatnej jest przeznaczenie uzyskiwanych przychodów. Przychód z działalności odpłatnej pożytku publicznego powinien służyć prowadzeniu działalności pożytku publicznego. Nie oznacza to jednak, że organizacja nie może osiągać nadwyżki finansowej w każdym przypadku. Kluczowe jest przestrzeganie zasad określonych w ustawie oraz prawidłowe rozliczenie działalności.

2. Działalność gospodarcza i jej charakter 

Działalność gospodarcza ma natomiast charakter działalności prowadzonej na zasadach właściwych dla przedsiębiorców. NGO może ją prowadzić, jeżeli pozwalają na to przepisy i jej statut. W takim przypadku organizacja występuje jednocześnie jako podmiot realizujący cele statutowe oraz jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Najważniejsza różnica dotyczy więc podstawy prowadzenia działalności i jej celu. Działalność odpłatna jest bezpośrednio związana ze sferą zadań publicznych, natomiast działalność gospodarcza może obejmować szerszy zakres aktywności związanej z oferowaniem produktów lub usług na rynku.

Jak księgować działalność odpłatną pożytku publicznego?

Prowadzenie działalności odpłatnej wymaga odpowiedniego przygotowania zasad ewidencji księgowej. Organizacja powinna być w stanie ustalić, jakie przychody uzyskała z działalności odpłatnej oraz jakie koszty były związane z jej prowadzeniem. Ma to znaczenie zarówno dla kontroli finansowej, jak i dla wykazania, że działalność jest prowadzona zgodnie z przepisami.

• Oznacza to konieczność przyporządkowania dokumentów księgowych do właściwego rodzaju działalności. 
• Faktury zakupowe, rachunki, umowy czy dokumenty dotyczące wynagrodzeń powinny być możliwie jednoznacznie powiązane z działalnością, której dotyczą. 
• Jeżeli dany koszt dotyczy wyłącznie działalności odpłatnej, jego ujęcie jest stosunkowo proste. Większej uwagi wymagają natomiast koszty wspólne, związane jednocześnie z kilkoma obszarami działalności organizacji.

Przykładowo fundacja może prowadzić odpłatne warsztaty edukacyjne, a jednocześnie realizować bezpłatne projekty finansowane z dotacji. Jeżeli ten sam lokal, pracownik lub infrastruktura są wykorzystywane w obu obszarach, sposób rozliczenia kosztów powinien umożliwiać ich racjonalne przyporządkowanie do odpowiedniej działalności.

Kilka słów o ewidencjonowaniu 

Właściwa ewidencja powinna być zaprojektowana już na etapie tworzenia lub aktualizowania polityki rachunkowości. Istotne jest określenie zasad klasyfikowania przychodów i kosztów, sposobu rozliczania kosztów wspólnych oraz zasad przypisywania dokumentów do poszczególnych rodzajów działalności.

Warto wiedzieć! 

Nie należy ograniczać się wyłącznie do rozdzielenia wpływów na rachunku bankowym. Sam fakt, że organizacja posiada osobne konto bankowe dla określonego projektu lub działalności, nie zastępuje odpowiedniej ewidencji księgowej. Kluczowe jest bowiem takie prowadzenie ksiąg, aby można było ustalić przychody, koszty i wynik poszczególnych form działalności.

Ewidencja działalności gospodarczej prowadzonej przez NGO

Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą powinna odpowiednio wyodrębnić ją w swojej ewidencji. Nie oznacza to jednak, że musi tworzyć całkowicie odrębne księgi rachunkowe. Istotne jest takie skonstruowanie systemu ewidencyjnego, aby możliwe było jednoznaczne ustalenie danych dotyczących działalności gospodarczej.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymaga rachunkowego wyodrębnienia działalności nieodpłatnej, odpłatnej oraz gospodarczej w stopniu pozwalającym określić przychody, koszty i wyniki każdej z tych działalności, z uwzględnieniem przepisów o rachunkowości.

Księgowość może więc wykorzystywać odpowiednio zaprojektowany plan kont, analitykę księgową, oznaczenia dokumentów lub inne rozwiązania umożliwiające przypisanie operacji do właściwego rodzaju działalności. Konkretne rozwiązanie powinno być dostosowane do skali organizacji, liczby prowadzonych projektów oraz rodzaju wykonywanych usług.

Cenna wskazówka: Szczególnej uwagi wymagają koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do jednego obszaru. Mogą to być na przykład koszty obsługi księgowej, najmu biura, energii, usług informatycznych czy wynagrodzenia osób wykonujących zadania na rzecz kilku rodzajów działalności. W takich przypadkach należy przyjąć racjonalny i możliwy do udokumentowania sposób podziału kosztów.

Jak rozdzielić księgowo działalność odpłatną i gospodarczą?

Rozdzielenie działalności odpłatnej i gospodarczej należy rozpocząć od prawidłowego określenia, jaki charakter ma konkretna aktywność organizacji. Nie wystarczy samo nazwanie jej w statucie działalnością odpłatną. Należy sprawdzić, czy spełnia ona warunki przewidziane dla działalności odpłatnej pożytku publicznego oraz czy nie zachodzą przesłanki powodujące uznanie jej za działalność gospodarczą.

Dokumentacja organizacji 

Organizacja powinna zadbać o odpowiednią dokumentację. Statut, uchwały właściwych organów, dokumentacja dotycząca działalności odpłatnej oraz przyjęte zasady rachunkowości powinny być ze sobą spójne. Jeżeli zakres faktycznie wykonywanych usług odbiega od dokumentacji organizacji, może powstać problem z właściwą klasyfikacją działalności.

Organizacja ewidencji księgowej

Kolejnym elementem jest odpowiednia organizacja ewidencji księgowej. Przychody z działalności odpłatnej powinny być możliwe do odróżnienia od przychodów z działalności gospodarczej. Analogicznie należy rozdzielić koszty bezpośrednie oraz odpowiednio rozliczać koszty wspólne.

Właściwe dokumentowanie transakcji 

W przypadku sprzedaży usług szczególne znaczenie ma dokumentowanie transakcji. Dokument powinien pozwalać ustalić, czego dotyczyła sprzedaż i w ramach jakiego rodzaju działalności została wykonana. Dzięki temu księgowość może prawidłowo zakwalifikować przychód, a organizacja ma możliwość wykazania prawidłowości rozliczeń.

Finalna myśl! 

Rozdzielenie działalności nie musi oznaczać tworzenia dwóch niezależnych organizacji ani dwóch całkowicie odrębnych systemów księgowych. Chodzi przede wszystkim o zapewnienie odpowiedniej przejrzystości ewidencji. Ustawa wprost wskazuje na konieczność rachunkowego wyodrębnienia poszczególnych form działalności w zakresie pozwalającym ustalić ich przychody, koszty i wyniki.

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie wewnętrznych zasad przypisywania dokumentów i kosztów. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za zakupy, zawieranie umów oraz wystawianie dokumentów wiedzą, jak określić rodzaj działalności, której dotyczy dana operacja.

Ważne jest również regularne monitorowanie działalności odpłatnej. Organizacja powinna kontrolować relację uzyskiwanych przychodów do kosztów, ponieważ przekroczenie określonych ustawowo granic może spowodować, że działalność odpłatna zostanie uznana za działalność gospodarczą.