Jak księgować darowizny w fundacji i stowarzyszeniu?

Darowizny to dla wielu organizacji pozarządowych podstawowe źródło finansowania działalności statutowej i jednocześnie obszar, w którym najczęściej pojawiają się błędy księgowe. Nieprawidłowa wycena daru rzeczowego, brak dokumentacji czy pomylenie kont przychodowych mogą skutkować zakwestionowaniem rzetelności ksiąg podczas kontroli. Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo ująć darowiznę pieniężną i rzeczową w księgach fundacji lub stowarzyszenia.

Darowizna pieniężna w NGO: jak ją zaksięgować?

Darowizna pieniężna to najprostsza pod względem księgowym forma wsparcia organizacji. Środki wpływające na rachunek bankowy fundacji lub stowarzyszenia stanowią przychód działalności statutowej i ujmowane są na koncie 700 „Przychody działalności statutowej” (lub jego rozwinięciu analitycznym, np. 701 „Przychody z darowizn”), w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący”  w przypadku wpłaty gotówkowej odpowiednio z kontem 100 „Kasa”. Podstawą zapisu jest wyciąg bankowy lub dowód KP.

Wiele organizacji prowadzi w ramach konta przychodowego dodatkowe konta analityczne, rozróżniające darowizny według wysokości, darczyńcy czy przeznaczenia, ułatwia to później sporządzenie sprawozdania finansowego oraz wykazanie zwolnień podatkowych w CIT-8/O. Warto też pamiętać, że jeśli darowizna wpływa na wyodrębniony rachunek projektowy (np. w ramach realizacji zadania publicznego), powinna być księgowana z zachowaniem podziału umożliwiającego rozliczenie się przed grantodawcą.

Jak księgować darowizny rzeczowe w fundacji i stowarzyszeniu?

Darowizny rzeczowe, towary, materiały, sprzęt czy środki trwałe, wymagają dodatkowego kroku, jakim jest wycena. Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, składniki majątku otrzymane nieodpłatnie wprowadza się do ksiąg w wartości wynikającej z umowy darowizny, a jeżeli umowa takiej wartości nie określa, według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu, czyli w wartości rynkowej, z uwzględnieniem stopnia zużycia. Prawidłowo ustalona wartość powinna być udokumentowana – w praktyce warto opisać sposób jej wyliczenia w protokole przekazania, aby w razie kontroli móc wykazać obiektywność wyceny.

Sposób księgowania zależy od przeznaczenia otrzymanej rzeczy. Jeśli dar ma zostać zużyty w bieżącej działalności statutowej, księguje się go zapisem Wn konto 310 „Materiały”, Ma konto 700 „Przychody działalności statutowej”. Jeśli darowizna przeznaczona jest do dalszej odsprzedaży (np. w ramach zbiórki rzeczowej), właściwe jest konto 330 „Towary”. W przypadku środków trwałych otrzymanych w darowiźnie – na przykład samochodu czy sprzętu komputerowego – wartość rynkową wprowadza się na konto zespołu 0 „Środki trwałe”, w korespondencji z kontem przychodowym, a następnie składnik ten podlega amortyzacji na zasadach ogólnych.

Odrębnym zagadnieniem są nieodpłatne usługi, na przykład bezpłatne użyczenie lokalu czy prowadzenie kampanii promocyjnej przez firmę. Tego rodzaju wsparcia nie księguje się jako darowizny rzeczowej ani pieniężnej – nie stanowi ono przychodu w rozumieniu ustawy o rachunkowości, choć warto opisać je w sprawozdaniu merytorycznym jako wsparcie niematerialne otrzymane przez organizację.

Dokumentowanie darowizn otrzymywanych przez organizację pozarządową

Rzetelna dokumentacja to fundament prawidłowego rozliczenia każdej darowizny. Darowizna pieniężna powinna być potwierdzona dowodem wpłaty na rachunek bankowy organizacji, czyli wyciągiem bankowym jednoznacznie wskazującym darczyńcę i tytuł wpłaty. W przypadku darowizn rzeczowych podstawowym dokumentem jest umowa darowizny lub protokół przekazania, zawierający dokładny opis przedmiotu, jego ilość, stan oraz przyjętą wartość rynkową wraz z uzasadnieniem sposobu jej ustalenia.

Organizacja powinna też prowadzić spójną, wewnętrzną politykę wyceny darowizn rzeczowych, określającą metody ustalania wartości dla różnych kategorii przedmiotów, a więc towarów, sprzętu, nieruchomości czy usług. Dobrą praktyką jest ponadto wystawianie darczyńcom pisemnych podziękowań zawierających oszacowaną wartość darowizny, ponieważ część darczyńców, zwłaszcza prowadzących działalność gospodarczą, będzie chciała odliczyć przekazaną kwotę od swojej podstawy opodatkowania. Warto również pamiętać, by informować darczyńców będących czynnymi podatnikami VAT, że przekazanie darowizny rzeczowej w ramach prowadzonej działalności może rodzić po ich stronie obowiązek odprowadzenia podatku VAT należnego.

Darowizny a działalność statutowa: jak prawidłowo je rozliczać?

Otrzymanie darowizny to dopiero pierwszy etap. Równie istotne jest jej prawidłowe rozliczenie w kontekście podatkowym. Wartość darowizny, zarówno pieniężnej, jak i rzeczowej, stanowi dla organizacji przychód podlegający opodatkowaniu CIT. W praktyce jednak większość fundacji i stowarzyszeń korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, pod warunkiem że darowizna zostanie przeznaczona i faktycznie wydatkowana na cele statutowe zgodne z katalogiem ustawowym oraz zapisami statutu organizacji. Ważne jest zachowanie tożsamości celu, bo dochód musi zostać wydatkowany na taki sam cel, na jaki został formalnie przeznaczony.

Jeśli otrzymane dary rzeczowe zostaną przez organizację sprzedane, a nie zużyte bezpośrednio w działalności statutowej, taka sprzedaż nie jest traktowana jako działalność odpłatna pożytku publicznego, lecz generuje odrębny przychód, który również może korzystać ze zwolnienia, pod warunkiem przeznaczenia uzyskanych środków na cele statutowe. Organizacje powinny szczególnie ostrożnie podchodzić do sytuacji, w których darowizna – zwłaszcza środek trwały – zostaje przekazana lub wykorzystana na cele inne niż statutowe, na przykład na rzecz członka zarządu; taka operacja może skutkować powstaniem obowiązku podatkowego oraz koniecznością zapłaty CIT od nieprawidłowo rozdysponowanego dochodu.

Jak wykazać darowizny w księgach rachunkowych NGO?

Prawidłowe wykazanie darowizn w księgach rachunkowych wymaga konsekwentnego stosowania przyjętego planu kont oraz polityki rachunkowości organizacji. W typowym planie kont dla NGO darowizny pieniężne i rzeczowe ujmowane są na koncie 700 lub jego rozwinięciach analitycznych, z rozróżnieniem:

• na darowizny małe i duże, 
• darowizny pieniężne,
• rzeczowe, 
• wpływy z tytułu 1% podatku dla organizacji posiadających status OPP. 

Taki podział ułatwia późniejsze sporządzenie rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, w której organizacja powinna opisać źródła i charakter uzyskanych darowizn.

Na koniec roku obrotowego saldo kont przychodowych związanych z darowiznami przenoszone jest na wynik finansowy organizacji, a wartość darowizn rzeczowych ujętych w danym roku powinna znaleźć odzwierciedlenie zarówno w bilansie (jako zwiększenie odpowiednich aktywów), jak i w rachunku zysków i strat. Warto też pamiętać, że od 1 stycznia 2026 roku, dla organizacji korzystających z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, wartość darowizn rzeczowych przeznaczonych na działalność statutową nie jest wliczana do rocznego limitu przychodów uprawniającego do stosowania UEPiK, co dla wielu mniejszych organizacji stanowi istotne ułatwienie.

Skorzystaj ze wsparcia Kancelarii Finansowej Clear przy księgowaniu darowizn

Prawidłowe zaksięgowanie darowizny – zwłaszcza rzeczowej – wymaga nie tylko znajomości przepisów ustawy o rachunkowości, ale też doświadczenia w wycenie i dokumentowaniu tego typu operacji. Zespół Kancelarii Finansowej Clear pomaga fundacjom i stowarzyszeniom prawidłowo ewidencjonować darowizny, ustalać ich wartość rynkową oraz rozliczać związane z nimi zwolnienia podatkowe. Skontaktuj się z nami, aby mieć pewność, że księgi Twojej organizacji odzwierciedlają rzeczywisty obraz otrzymanego wsparcia.

Finalna myśl i cenna wskazówka!

Najczęstszym błędem organizacji nie jest brak wiedzy o tym, że darowiznę trzeba zaksięgować, lecz pomijanie dokumentacji potwierdzającej sposób wyceny darów rzeczowych. Warto wprowadzić w organizacji prosty, jednostronicowy protokół przyjęcia darowizny rzeczowej, w którym za każdym razem opisuje się przedmiot, jego stan, źródło ustalenia wartości rynkowej oraz przeznaczenie. Taki nawyk znacząco ułatwia późniejsze sporządzenie sprawozdania finansowego i skutecznie zabezpiecza organizację na wypadek kontroli podatkowej.