Dotacje i granty to dla wielu fundacji i stowarzyszeń podstawowe źródło finansowania działań statutowych, ale też jeden z najbardziej wymagających obszarów księgowości NGO. W odróżnieniu od darowizny, dotacja niemal zawsze wiąże się z umową określającą cel wydatkowania środków, harmonogram i obowiązek szczegółowego rozliczenia, a błędy w ewidencji mogą skutkować koniecznością zwrotu środków do grantodawcy.
Dotacja dla NGO – jak prawidłowo ją ująć w księgach?
Sposób księgowania dotacji zależy od tego, na co konkretnie zostały przyznane środki. Jeśli dotacja finansuje bieżącą działalność statutową, na przykład realizację projektu edukacyjnego czy szkoleniowego, jej wpływ na rachunek bankowy ujmuje się zapisem Wn konto 130 „Rachunek bieżący”, Ma konto rozrachunkowe (np. konto 240 „Pozostałe rozrachunki”), a następnie, w miarę ponoszenia kosztów kwalifikowanych finansowanych z dotacji, odpowiednią część przeksięgowuje się na przychody. Najczęściej na konto 740 lub 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, w zależności od przyjętego w organizacji planu kont.
Ważne jest tu zasada współmierności przychodów i kosztów: przychód z dotacji powinien być rozpoznawany równolegle do momentu, w którym organizacja faktycznie ponosi finansowane z niej wydatki, a nie automatycznie w chwili wpływu środków na konto.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dotacja wpływa na rachunek organizacji z wyprzedzeniem, przed poniesieniem jakichkolwiek kosztów, co w praktyce zdarza się bardzo często, ponieważ wiele instytucji finansujących wypłaca środki w transzach zaliczkowych. W takim przypadku zaleca się ujęcie wpływu na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, a dopiero w momencie faktycznego wydatkowania środków. przeksięgowanie odpowiedniej części na konto przychodów operacyjnych. Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której organizacja wykazuje przychód w roku otrzymania dotacji, mimo że koszty zostaną poniesione dopiero w kolejnym okresie sprawozdawczym.
Jak księgować granty otrzymane przez fundację lub stowarzyszenie?
Granty, choć często traktowane jako synonim dotacji, zwykle pochodzą od podmiotów prywatnych, a więc fundacji grantodawczych, korporacji czy zagranicznych donorów, i w praktyce księgowej rządzą się tymi samymi zasadami co dotacje ze środków publicznych. Istotną różnicą bywa jednak sposób rozliczania: umowy grantowe często przewidują rozliczenie kosztorysowe, w którym organizacja musi wykazać wydatkowanie środków zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu, a nie tylko zgodnie z ogólnym celem statutowym.
W księgach warto prowadzić odrębną ewidencję analityczną dla każdego grantu, najlepiej z wykorzystaniem kont analitycznych oznaczonych numerem lub nazwą projektu, co pozwala na bieżąco monitorować wykorzystanie środków w podziale na poszczególne kategorie kosztowe przewidziane w umowie. Jeżeli grant został przyznany w walucie obcej, konieczne jest dodatkowo prawidłowe ustalenie różnic kursowych powstających między dniem otrzymania środków a dniem ich wydatkowania – powinny one zostać ujęte zgodnie z ogólnymi zasadami rachunkowości dotyczącymi operacji walutowych.
Dotacje celowe a księgowość organizacji pozarządowej
Dotacja celowa, a więc taka, która została przyznana na wyraźnie określone zadanie publiczne lub konkretny projekt, nakłada na organizację obowiązek prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej dla tego zadania. Oznacza to konieczność stosowania kont analitycznych lub odrębnych oznaczeń projektowych, które pozwolą jednoznacznie przypisać każdy przychód i każdy koszt do właściwego źródła finansowania. Dla organizacji realizujących jednocześnie kilka projektów finansowanych z różnych dotacji jest to warunek konieczny, by w ogóle móc sporządzić prawidłowe rozliczenie przed każdym z grantodawców z osobna.
Odrębną kategorię stanowią dotacje przeznaczone na zakup lub wytworzenie środków trwałych. Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, środki takie należy ująć na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów, a następnie rozliczać je w czasie równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych od sfinansowanego składnika majątku, nie jednorazowo w momencie wpływu środków.
Jeśli sfinansowany dotacją środek trwały zostanie sprzedany przed zakończeniem okresu amortyzacji, nierozliczona część dotacji przeksięgowywana jest jednorazowo do przychodów operacyjnych. W przypadku obowiązku zwrotu dotacji – na przykład wskutek niedotrzymania warunków umowy – nierozliczoną kwotę przenosi się na konto rozrachunków jako zobowiązanie wobec instytucji finansującej, a część już rozpoznaną jako przychód ujmuje się w pozostałych kosztach operacyjnych.
Rozliczenie dotacji i grantów – najważniejsze zasady księgowe
Podstawową zasadą, którą powinna kierować się każda organizacja rozliczająca dotację, jest zachowanie pełnej zgodności wydatkowania środków z zapisami umowy, zarówno pod względem zakresu działań, jak i przyjętego harmonogramu oraz kosztorysu. Wydatki niekwalifikowane, czyli takie, które nie mieszczą się w zatwierdzonym budżecie projektu lub zostały poniesione poza określonym w umowie okresem realizacji, nie powinny obciążać konta rozliczeniowego dotacji. W przeciwnym razie organizacja naraża się na konieczność zwrotu części środków wraz z odsetkami.
Jeśli umowa o dotację tego wymaga, organizacja powinna założyć odrębny rachunek bankowy lub subkonto dedykowane wyłącznie danemu projektowi. Ułatwia to zarówno bieżącą kontrolę wydatkowania, jak i późniejszą weryfikację przez instytucję finansującą lub biegłego rewidenta. Warto też pamiętać, że dotacje pochodzące ze środków publicznych podlegają dodatkowo przepisom ustawy o finansach publicznych, a w niektórych przypadkach, ustawie Prawo zamówień publicznych, co może nakładać na organizację dodatkowe obowiązki proceduralne przy wyborze dostawców czy wykonawców finansowanych z takich środków usług.
Na koniec roku obrotowego niewykorzystana część dotacji, którą organizacja zamierza jeszcze wydatkować w kolejnym okresie zgodnie z umową, pozostaje na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów i nie powinna być traktowana jako przychód roku bieżącego. Jej rozpoznanie nastąpi dopiero w momencie faktycznego poniesienia finansowanych z niej kosztów.
Jak dokumentować wydatki finansowane z dotacji i grantów?
Prawidłowa dokumentacja wydatków finansowanych z dotacji to element równie istotny jak samo ich zaksięgowanie. To właśnie na jej podstawie organizacja rozlicza się przed grantodawcą i broni prawidłowości poniesionych kosztów podczas ewentualnej kontroli. Każdy dokument źródłowy (faktura, rachunek czy umowa cywilnoprawna) powinien być opisany w sposób jednoznacznie wskazujący, w ramach którego projektu i której pozycji budżetowej został poniesiony wydatek, najlepiej z podaniem numeru umowy o dotację oraz nazwy zadania.
Dobrą praktyką, rekomendowaną zwłaszcza przy dotacjach samorządowych i unijnych, jest umieszczanie na oryginałach dokumentów księgowych pieczątki lub adnotacji potwierdzającej, że dany wydatek został sfinansowany ze środków konkretnej dotacji, wraz z kwotą kwalifikowaną. Organizacja powinna też przechowywać komplet dokumentacji potwierdzającej wykonanie zadania, czyli protokoły odbioru, listy obecności na szkoleniach, dokumentację fotograficzną czy potwierdzenia zapłaty; zgodnie z terminem archiwizacji określonym w umowie, który dla dotacji unijnych bywa znacznie dłuższy niż standardowy pięcioletni okres przechowywania dokumentacji księgowej.
Skorzystaj ze wsparcia Kancelarii Finansowej Clear przy rozliczaniu dotacji i grantów
Prawidłowe zaksięgowanie dotacji, zachowanie zasady współmierności przychodów i kosztów oraz przygotowanie rozliczenia zgodnego z wymaganiami grantodawcy to zadania wymagające doświadczenia w obsłudze księgowej trzeciego sektora. Zespół Kancelarii Finansowej Clear pomaga fundacjom i stowarzyszeniom prawidłowo ewidencjonować środki z dotacji i grantów, prowadzić wyodrębnioną dokumentację projektową oraz przygotowywać rozliczenia zgodne z umowami o dofinansowanie. Skontaktuj się z nami, aby zabezpieczyć swoją organizację przed ryzykiem zwrotu nieprawidłowo rozliczonych środków.
Finalna myśl i cenna wskazówka
Najważniejszą zasadą przy księgowaniu dotacji jest konsekwentne rozdzielanie środków według projektów już od momentu ich wpływu na konto organizacji – nie na etapie sporządzania sprawozdania z realizacji zadania.
Warto wprowadzić prosty nawyk: każdy dokument księgowy związany z dotacją opisywać od razu nazwą projektu i numerem umowy, zanim trafi do segregatora. Taka drobna dyscyplina pozwala uniknąć wielogodzinnej pracy nad rekonstrukcją wydatków tuż przed terminem rozliczenia dotacji, a jednocześnie realnie zmniejsza ryzyko zakwestionowania kosztów przez instytucję finansującą.
Współzałożyciel i Prezes Zarządu Kancelarii Finansowej Clear. Od wielu lat wspieram przedsiębiorców w zakresie finansów, księgowości, pozyskiwania finansowania oraz rozwoju biznesu. Artykuły publikowane na blogu powstają w oparciu o doświadczenia zespołu ekspertów kancelarii.