Sprawozdanie finansowe fundacji: kto je podpisuje, gdzie złożyć i jakie są terminy?

Sprawozdanie finansowe to dla każdej fundacji dokument, który podsumowuje cały rok jej działalności w liczbach i jednocześnie jeden z najczęstszych powodów formalnych problemów zarządów, które nie dopilnowały terminów lub podpisów. Wyjaśniamy, kto odpowiada za przygotowanie i podpisanie sprawozdania, gdzie należy je złożyć oraz jakich dat pilnować w ciągu roku.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe fundacji?

Obowiązek sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, którym w fundacji jest zarząd. Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości, jeżeli zarząd ma charakter wieloosobowy, sprawozdanie może podpisać co najmniej jeden jego członek, pod warunkiem, że pozostali złożą pisemne oświadczenia potwierdzające, że dokument spełnia wymogi ustawowe, albo oświadczenia o odmowie podpisu wraz z uzasadnieniem. Brak takiego oświadczenia traktowany jest jak odmowa podpisania sprawozdania, dlatego warto dopilnować, aby każdy członek zarządu świadomie zajął stanowisko w tej sprawie.

Drugą osobą obowiązkowo podpisującą sprawozdanie jest osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jest to najczęściej księgowa, księgowy lub biuro rachunkowe obsługujące fundację. Od kilku lat sprawozdanie musi mieć postać elektroniczną, w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną Ministerstwa Finansów, a podpis składa się elektronicznie, czyli profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym powiązanym z e-dowodem. 

Cenna wskazówka: Warto pamiętać, że podpis pod dokumentem elektronicznym trzeba opatrzyć datą, a osobami podpisującymi są członkowie zarządu pełniący funkcję w momencie zatwierdzania sprawozdania. Nigdy nie ci, którzy zasiadali w zarządzie w trakcie roku, którego dokument dotyczy. Odpowiedzialność za treść i terminowość sprawozdania ponosi zarząd, nawet jeśli księgowość prowadzi zewnętrzna firma. Za sprawozdanie sporządzone nierzetelnie lub niezgodnie z przepisami odpowiadają więc osoby zarządzające fundacją, a nie księgowy.

Gdzie należy złożyć sprawozdanie finansowe fundacji?

Miejsce złożenia sprawozdania zależy od tego, czy fundacja prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą. Fundacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – a więc zdecydowana większość mniejszych organizacji – przekazują sprawozdanie elektronicznie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Fundacje prowadzące działalność gospodarczą i wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.

Niezależnie od powyższego każda fundacja ma odrębny obowiązek przekazania rocznego sprawozdania z działalności ministrowi sprawującemu nad nią nadzór. Termin na to mija z końcem roku kalendarzowego następującego po roku sprawozdawczym. 

Warto zauważyć, że obowiązki związane ze składaniem sprawozdania do Szefa KAS nie dotyczą fundacji korzystających z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK). Te podmioty rozliczają się na zupełnie innych zasadach.

Sprawozdanie finansowe fundacji: jakie obowiązują terminy?

Dla fundacji, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, terminy układają się w czytelny harmonogram. Sprawozdanie należy sporządzić i podpisać w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 31 marca. Następnie musi ono zostać formalnie zatwierdzone przez organ do tego uprawniony – w zależności od statutu może to być zarząd, rada fundacji lub inny organ nadzorczy – w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, a więc do 30 czerwca. Zatwierdzenie potwierdza się uchwałą, którą warto zachować razem z dokumentacją finansową.

Kolejnym krokiem jest przekazanie sprawozdania do właściwego urzędu w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. Choć przepisy nie wymagają przesyłania samej uchwały o zatwierdzeniu do Szefa KAS, w praktyce warto ją dołączyć jako dowód dochowania terminu. Fundacje posiadające status OPP powinny dodatkowo pamiętać o nieprzekraczalnym terminie 15 lipca na publikację sprawozdania w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego, jeśli rok obrotowy różni się od kalendarzowego, termin ten przesuwa się odpowiednio.

Jak przygotować sprawozdanie finansowe fundacji krok po kroku?

Proces warto rozplanować z wyprzedzeniem, zaczynając od zamknięcia ksiąg rachunkowych i przeprowadzenia inwentaryzacji majątku na dzień bilansowy. Kolejnym etapem jest sporządzenie samego sprawozdania. W przypadku organizacji pozarządowych zwykle według uproszczonego wzoru dedykowanego jednostkom niebędącym spółkami, obejmującego bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Dokument przygotowuje się w formacie elektronicznym zgodnym ze schemą Ministerstwa Finansów, co w praktyce oznacza korzystanie z dedykowanego oprogramowania księgowego lub bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Po sporządzeniu pliku XML warto wygenerować jego czytelną wersję. W aplikacji e-Sprawozdania dostępna jest funkcja wizualizacji, dzięki której członkowie zarządu mogą zapoznać się z treścią dokumentu przed złożeniem podpisów. Dopiero po weryfikacji danych następuje etap podpisywania przez zarząd i osobę prowadzącą księgi, a następnie przedstawienie sprawozdania organowi zatwierdzającemu wraz z projektem uchwały. Ostatnim krokiem jest przesłanie zatwierdzonego dokumentu do właściwego urzędu, Szefa KAS lub, w przypadku fundacji prowadzących działalność gospodarczą, do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego fundacji?

Niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych to nie tylko ryzyko formalne, ale realna odpowiedzialność osobista członków zarządu. Ustawa o rachunkowości przewiduje za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie, sporządzenie go niezgodnie z przepisami lub podanie w nim nierzetelnych danych:

1. grzywnę,
2. karę ograniczenia wolności, 
3. w poważniejszych przypadkach karę pozbawienia wolności do lat dwóch. 

W przypadku fundacji wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sąd rejestrowy może dodatkowo wszcząć postępowanie przymuszające, wzywając do złożenia zaległych dokumentów pod rygorem grzywny, a w skrajnych sytuacjach – do wykreślenia podmiotu z rejestru.

Brak terminowego sprawozdania rzutuje też na wiarygodność fundacji w oczach darczyńców, grantodawców i instytucji publicznych, które coraz częściej weryfikują historię sprawozdawczą organizacji przed podjęciem współpracy. Dla fundacji posiadających status OPP konsekwencje mogą być jeszcze poważniejsze, ponieważ nieprzekazanie sprawozdania do bazy OPP w terminie może skutkować utratą tego statusu, a wraz z nim prawa do pozyskiwania 1,5% podatku.

Skorzystaj ze wsparcia Kancelarii Finansowej Clear przy sprawozdaniu finansowym Twojej fundacji

Prawidłowe sporządzenie, podpisanie i terminowe złożenie sprawozdania finansowego wymaga nie tylko znajomości przepisów ustawy o rachunkowości, ale też bieżącej orientacji w wymogach technicznych systemu e-Sprawozdania. Zespół Kancelarii Finansowej Clear pomaga fundacjom kompleksowo przejść przez cały proces, od zamknięcia ksiąg, przez przygotowanie dokumentu w formacie XML, po dopilnowanie terminów zatwierdzenia i złożenia do właściwego urzędu. Skontaktuj się z nami, aby mieć pewność, że sprawozdanie Twojej fundacji zostanie przygotowane rzetelnie i bez ryzyka formalnych konsekwencji.

Finalna myśl i cenna wskazówka! 

Najczęstszym błędem fundacji nie jest brak wiedzy o obowiązku sprawozdawczym, lecz zostawianie wszystkich formalności na ostatnie dni przed terminem, zwłaszcza zbierania podpisów elektronicznych od wszystkich członków zarządu, co bywa czasochłonne, jeśli ktoś nie ma jeszcze aktywnego profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. 

Warto już na początku roku obrotowego sprawdzić, czy wszyscy członkowie zarządu dysponują sprawnym narzędziem do podpisu elektronicznego, oraz założyć w kalendarzu organizacji trzy stałe przypomnienia: 31 marca na sporządzenie, 30 czerwca na zatwierdzenie i 15 lipca na złożenie dokumentów. To znacząco ogranicza ryzyko przeoczenia któregokolwiek z ustawowych terminów.