Sprawozdanie finansowe to jeden z najważniejszych dokumentów w firmie. Zawiera finansowe odwzorowanie działalności przedsiębiorstwa i pozwala ocenić jego wyniki w danym roku obrotowym. Może być sporządzone według przepisów ustawy o rachunkowości, choć niektóre podmioty są zobowiązane do stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR). Co zatem zawiera sprawozdanie finansowe i jak prawidłowo złożyć ten dokument?
Który przedsiębiorca ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego?
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na firmach, które prowadzą pełną księgowość stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości (np. do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością). Dokument sporządzają zarówno przedsiębiorstwa zobligowane do prowadzenia ksiąg, jak i te, które tę formę księgowości wybrały dobrowolnie.
Za sporządzenie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki. W zależności od formy organizacyjno-prawnej firmy będą to:
- członkowie zarządu w spółce kapitałowej;
- wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki osobowej;
- likwidatorzy, syndycy lub zarządcy;
- członkowie organów zarządzających w innych jednostkach, które muszą stosować przepisy ustawy o rachunkowości.
Co zawiera sprawozdanie finansowe?
Każde sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim oraz w walucie polskiej. Zawarte w nim informacje są pogrupowane na kilka sekcji, wśród których można wyodrębnić:
- rachunek zysków i strat (obejmuje przychody, koszty, zyski i straty oraz obciążenia wyniku finansowego);
- bilans (odzwierciedla stan aktywów i pasywów na określony dzień);
- informację dodatkową (zawiera m.in. politykę rachunkowości oraz metodę wyceny aktywów i pasywów).
Przygotowując sprawozdanie finansowe do złożenia, należy uzupełnić je o uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. W określonych przypadkach wymagane jest też złożenie sprawozdania z działalności oraz opinii biegłego rewidenta.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe? Możliwość elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego
Od października 2018 r. sprawozdanie składane jest wyłącznie w formie elektronicznej (e-sprawozdanie finansowe). To schemat danych uwzględniający określoną strukturę logiczną oraz format podany przez Ministerstwo Finansów.
Dokument przygotowany w formie elektronicznej powinien być złożony do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem portalu e-KRS, jeżeli dany podmiot jest wpisany do KRS. W przypadku podatników płacących PIT (przedsiębiorcy indywidualni) oraz płacących CIT, ale niewpisanych do KRS, sprawozdanie finansowe jest składane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Sprawozdanie może być podpisane podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem odręcznym.
Sprawozdanie finansowe 2023 – najważniejsze terminy
W związku z pandemią SARS-CoV-2 Ministerstwo Finansów przejściowo wydłużyło termin na złożenie sprawozdań finansowych. W 2023 r. obowiązują już jednak bazowe terminy wskazane w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że:
- do dnia 31 marca 2023 r. należało przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności;
- do dnia 30 czerwca 2023 r. należało zatwierdzić sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności.
Sprawozdanie finansowe należy przesłać do centralnych rejestrów w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Jedynie podatnicy objęci podatkiem PIT składają je w terminie przewidzianym dla przedłużenia deklaracji podatkowej. W praktyce oznacza to, że termin na złożenie dokumentów upływa 17 lipca 2023 r., ponieważ dzień 15 lipca wypadał w sobotę.
Jakie są kary za niezłożenie sprawozdania?
Spółki, które nie złożyły sprawozdania w terminie, są wzywane przez sąd rejestrowy do realizacji obowiązku w terminie 7 dni. W razie uchybienia obowiązkowi przepisy przewidują karę grzywny oraz pozbawienia wolności dla kierownika jednostki. Niezłożenie sprawozdania przez 2 lata z rzędu skutkuje rozwiązaniem podmiotu i wykreśleniem go z rejestru przedsiębiorstw. Możliwe jest też powołanie kuratora, który przejmie prowadzenie firmy i związane z tym obowiązki.
Warto pamiętać, że sankcje za niezłożenie sprawozdania mają charakter bezwzględny. Przedsiębiorca nie może tłumaczyć się wystąpieniem okoliczności zewnętrznych, jak choroba lub brak dostępu do Internetu.