Prowadzenie firmy wymaga nie tylko skoncentrowania się na działalności głównej, ale także na sprawach księgowo-podatkowych. Nawet w przypadku korzystania z usług księgowych warto być na bieżąco z obowiązującymi przepisami. Jakie błędy podatkowe najczęściej popełniają przedsiębiorcy i jak ich uniknąć? Przeczytaj wpis i skorzystaj z oferty księgowości w Warszawie Kancelarii Clear!
Spirala zaległości finansowych
Powszechnym problemem wielu przedsiębiorców jest brak terminowości w regulowaniu danin dla Urzędu Skarbowego oraz płatności względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nie zawsze wynika to z problemów z płynnością finansową działalności. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw – takich w Polsce jest kilka milionów – których księgowość prowadzą właściciele, dochowywanie terminów przewidzianych w Ordynacji podatkowej wynika z niewłaściwego organizowania czasem lub z niedostatecznej wiedzy podatkowej. Rozwiązaniem problemu jest skorzystanie z outsourcingu księgowego!
Wyprowadzanie zaległość podatkowych
Zaległości podatkowe bywają bardzo problematyczne dla przedsiębiorców, którzy tym samym narażają się na kontrole skarbowe i poważne konsekwencje prawne. Pamiętać należy, że odpowiada za nie zawsze właściciel firmy, nawet jeśli bezpośrednim winnym zaistniałej sytuacji jest księgowy lub kancelaria rachunkowa zajmująca się rozliczeniem przedsiębiorstwa. Stanowi o tym art. 26 Ordynacji podatkowej. Jak zatem radzić sobie z zaległościami podatkowymi? Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług doradztwa podatkowego – uprawniony doradca podatkowy przygotuje na podstawie audytu finansowego skuteczny plan wyprowadzenia zaległości podatkowych, a następnie zadba o poinformowanie o poczynionych działaniach Urząd Skarbowy. W wielu przypadkach możliwe jest uzyskanie decyzji z US o możliwości spłaty zaległych danin w ratach!
Błędy podatkowe przedsiębiorców
Błędy podatkowe przedsiębiorców pojawiają się przede wszystkim w przypadku, kiedy samodzielnie prowadzą oni księgowość firmy lub zlecają rozliczenia podatkowe mało doświadczonym specjalistom. Nadmienić należy, że dobre biuro rachunkowe dba o podążanie za znowelizowanymi przepisami podatkowymi. O to nie trzeba martwić się w przypadku współpracy z kancelariami finansowymi, które zatrudniają prawdziwych ekspertów księgowości, w tym biegłych rewidentów i doradców podatkowych. Wracając do błędów podatkowych przedsiębiorców, warto wymienić kilka z tych najpopularniejszych:
Brak stosownej dokumentacji dotyczącej transakcji
Każda transakcja księgowa musi być potwierdzona stosowną dokumentacją. Szczególny obowiązek mają firmy stosujące księgowość pełną – w księgach rachunkowych należy ujmować wszelkie, nawet najmniejsze operacje finansowe przedsiębiorstwa. O precyzyjnym, chronologicznym i zgodnym z Ordynacją podatkową księgowaniu muszą też pamiętać firmy rozliczające się poprzez KPiR, kartę podatkową czy ewidencję ryczałtu.
Odliczenie 100% VAT od paliwa mimo używania samochodu służbowego do celów prywatnych
Warto wiedzieć, że 100% VAT można odliczać wyłącznie w przypadku, w którym samochód jest użytkowany tylko w celach służbowych i prowadzi się dla niego ewidencję przebiegu. W modelu „mieszanym”, czyli użytkowaniu do celów służbowych i prywatnych wysokość odliczeń wynosi 50%!
Niewystawienie faktury lub rachunku
Obowiązek wystawienia faktury bądź rachunku wynika z przepisów ustawy o VAT. Niewystawienie takiego dokumentu podlega karze grzywny. Dotyczy to nawet faktur i rachunków opiewających na niewielkie sumy.
Brak korekt faktur i innych dokumentów księgowych
Źle wprowadzone dane kontrahenta czy sprzedawcy; nieprawidłowa kwota zaksięgowanej transakcji; czy też zwrot towaru – między innym w takich przypadkach należy przygotować korektę dokumentów księgowych. W przypadku zamknięcia miesiąca rozliczeniowego przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej.
Niekorzystanie z przysługujących ulg i optymalizacji podatkowych
Lista ulg podatkowych, które przysługują przedsiębiorcom – oczywiście po spełnieniu ściśle określonych warunków – jest długa. Korzystanie z nich nie jest obligatoryjne, ale warto znać znaczenie optymalizacji podatkowych dla płynności finansowej firmy. O nie zadbać można wraz z doradcami podatkowymi.
Brak aktualizacji danych firmowych
Przedsiębiorca jest zobowiązany do zgłaszania organom podatkowym wszelkich aktualizowanych danych firmowych. Ważne jest to m.in. dla celów korespondencyjnych.
Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów, wydatków o charakterze osobistym
Należy przypomnieć, że kosztem uzyskania przychodu może być tylko wydatek poniesiony w celu uzyskania tego przychodu bądź jego zabezpieczenia. Zakupy o charakterze osobistym zaliczane do KUP z pewnością zostaną wykryte w trakcie kontroli podatkowej. W takim przypadku przedsiębiorca będzie musiał uregulować zaległy, źle naliczony podatek oraz odsetki!
Ignorowanie zmian w Ordynacji podatkowej
Przepisy podatkowe nowelizowane są niemalże z każdym rokiem. Niestety wielu przedsiębiorców nie zwraca uwagi na regulacje prawne, które nierzadko silnie wpływają na budżet firm. Nawet w przypadku ścisłej współpracy z zewnętrznymi księgowymi warto zatem korzystać z wiedzy doradców podatkowych. Rekomenduje się, aby konsultacje odbywały się przynajmniej dwa razy w roku – przed nowym rokiem obrotowym, a także po jego rozpoczęciu. Dzięki temu firma doskonale przygotuje strategię finansową i uniknie zaległości księgowych oraz podatkowych. Ze wsparcia doradców podatkowych warto też korzystać przy wszystkich zmianach w księgowości przedsiębiorstwa. To najskuteczniejszy sposób na poznawanie wszystkich nowelizowanych przepisów.