Cyfryzacja procesów biznesowych staje się coraz bardziej powszechna, a jednym z bardzo ważnych elementów tej transformacji jest wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań księgowych. Nie sposób nie wspomnieć zatem o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), którym jest innowacyjny system mający na celu usprawnienie obiegu dokumentów finansowych w Polsce. Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest KSeF, jakie korzyści przynosi, a także kto i w jaki sposób będzie mógł z niego korzystać.
Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma informatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – przyjmują one format xml i są zgodne ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). System ten jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce. Warto przy tym zaznaczyć, że KSeF odpowiada na najnowsze przepisy dotyczące e-fakturowania.
Jeśli chodzi o funkcjonalność KSeF, umożliwia on wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w ujednoliconym formacie elektronicznym. Faktury te, nazywane e-fakturami lub – jak już wspomniano – fakturami ustrukturyzowanymi, zawierają wszystkie niezbędne dane w formie czytelnej zarówno dla systemów informatycznych, jak i dla ludzi.
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest zaś usprawnienie procesu fakturowania, przy jednoczesnej redukcji kosztów związanych z obsługą faktur papierowych. KSeF pozwala również na zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych, co uszczelnia system podatkowy w Polsce. Oznacza to, że takie rozwiązanie ma pomóc w zwalczaniu oszustw podatkowych i ograniczanie rozwoju tzw. szarej strefy.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kiedy?
Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce przebiega etapowo. Początkowo system został uruchomiony jako rozwiązanie dobrowolne – podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 r. – umożliwiając przedsiębiorcom stopniowe przystosowanie się do nowych wymagań. Ruszyły również konsultacje i testy, które pozwolą przygotować KSeF do jego obowiązkowego wykorzystania. Od kiedy użytkowanie Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjne dla przedsiębiorców?
Planowane jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF od 2026 roku. Pierwszy termin – 1 lipca 2026 – dotyczyć ma podmiotów dużych, a więc tych firm, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów. Od 1 września 2026 roku stosowanie KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podmiotów, a w szczególności dla płatników VAT.
Dodatkowo przewidziano okresy przejściowe. Podatnicy określani jako „wykluczeni cyfrowo”, którzy mają ograniczony dostęp do technologii, będą mogli wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach do 30 września 2026 r. Wybrane obowiązki, takie jak podawanie numerów KSeF w tytułach płatności, wprowadzenie kar za błędy w systemie oraz zakaz wystawiania faktur z kas rejestrujących, zostały odroczone do końca grudnia 2026 r.
Nowością w systemie będzie możliwość wystawiania faktur w trybie off-line, z późniejszym przesłaniem ich do systemu. Funkcja ta będzie dostępna do końca 2026 roku, aby ułatwić przedsiębiorcom wprowadzenie nowych zasad.
Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Do jego zalet zaliczyć można:
- Szybszy zwrot VAT. Wykorzystanie KSeF może przyspieszyć proces zwrotu podatku VAT.
- Eliminacja konieczności przechowywania faktur. System KSeF będzie przechowywał e-faktury przez dekadę, eliminując potrzebę archiwizacji dokumentów przez firmy we własnych systemach księgowych.
- Ujednolicenie formatu faktur. Standaryzacja formatu ułatwi automatyzację procesów księgowych i zmniejszy ryzyko błędów.
- Zwiększenie bezpieczeństwa transakcji. System gwarantuje autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści.
- Redukcja kosztów. Redukcja wydatków związanych z drukiem, dystrybucją i magazynowaniem faktur papierowych oraz przetwarzaniem faktur elektronicznych w indywidualnych programach finansowych.
- Łatwiejsze rozliczenia podatkowe. Automatyczna weryfikacja faktur przez system KSeF ułatwi przygotowanie deklaracji podatkowych.
- Poprawa płynności finansowej. Szybsza wymiana dokumentów może przyspieszyć procesy płatności.
Kto będzie mógł korzystać z KSeF?
Krajowy System e-Faktur będzie przeznaczony dla szerokiego grona podmiotów gospodarczych. Od momentu obowiązkowego wprowadzenia systemu, korzystanie z niego będzie dotyczyć:
- wszystkich czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT,
- przedsiębiorców wystawiających faktury do paragonów,
- podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla celów VAT.
Warto podkreślić, że KSeF będzie obowiązkowy nie tylko dla dużych firm, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Dlatego tak ważne jest, aby wszyscy przedsiębiorcy odpowiednio wcześnie przygotowali się do korzystania z nowego systemu.
3 informacje dla użytkowników KSeF
1. Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?
Tak, Krajowy System e-Faktur umożliwia samofakturowanie. Jest to proces, w którym nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz dostawcy za dostarczone mu towary lub usługi. W systemie KSeF samofakturowanie będzie realizowane poprzez nadanie odpowiednich uprawnień nabywcy przez sprzedawcę. Proces samofakturowania w KSeF będzie wymagał:
- zawarcia uprzedniej umowy między stronami,
- określenia procedury akceptacji każdej faktury przez dostawcę,
- zapewnienia, że dostawca towarów lub usług nie wystawi faktury w odniesieniu do tych samych czynności.
Samofakturowanie w KSeF może znacznie usprawnić procesy biznesowe, szczególnie w przypadku regularnych, powtarzalnych transakcji między stałymi partnerami handlowymi.
2. Jakie będą obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?
Biura rachunkowe będą pełnić istotną funkcję we wprowadzaniu i obsłudze KSeF dla swoich klientów. Do głównych obowiązków biur rachunkowych w kontekście KSeF będą należały:
- Dostosowanie systemów informatycznych do obsługi e-faktur.
- Przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z KSeF.
- Wsparcie klientów w procesie przejścia na e-fakturowanie.
- Zapewnienie prawidłowej integracji KSeF z systemami księgowymi.
- Monitorowanie zmian prawnych związanych z KSeF i informowanie o nich klientów.
- Dbanie o bezpieczeństwo danych i prawidłowe zarządzanie uprawnieniami w systemie.
Biura rachunkowe muszą być przygotowane na zwiększoną liczbę zapytań i wątpliwości ze strony klientów, szczególnie w początkowej fazie wdrażania obowiązkowego KSeF. Doradcy podatkowi Kancelarii Clear, a także nasi księgowi śledzą wszystkie nowelizowane ustawy, zawsze przekazując informacje obsługiwanym firmom. Zachęcamy zatem przedsiębiorców do skorzystania z naszych usług, w tym z profesjonalnej obsługi księgowej.
3. Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego
Aby biuro rachunkowe mogło efektywnie obsługiwać swoich klientów w ramach KSeF, konieczne będzie odpowiednie zarządzanie uprawnieniami e-faktur. Proces ten z pewnością obejmie:
- Uzyskanie pełnomocnictwa od klienta do działania w jego imieniu w systemie KSeF.
- Przydzielenie odpowiednich ról i uprawnień pracownikom biura w zakresie dostępu do KSeF.
- Konfigurację dostępu do poszczególnych funkcji systemu (np. wystawianie faktur, przeglądanie, pobieranie).
- Systematyczne kontrole i modyfikacje uprawnień dla zapewnienia ochrony informacji.
Ważne jest, aby biura rachunkowe dokładnie określiły zakres odpowiedzialności i uprawnień swoich pracowników w kontekście KSeF, co pomoże w efektywnym zarządzaniu procesem fakturowania dla klientów. Warto zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur wcześniej niż przed 2026 rokiem, aby dobrze przygotować się na obowiązkowe dla wszystkich zmiany!
Podsumowanie
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur stanowi znaczący krok w kierunku cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce. Choć jego wdrożenie może początkowo stanowić wyzwanie dla niektórych przedsiębiorców, długoterminowe korzyści – takie jak uproszczenie procesów, redukcja kosztów i zwiększenie transparentności – z pewnością przewyższają trudności adaptacyjne. Kluczowe jest, aby firmy, w tym biura rachunkowe, odpowiednio wcześnie przygotowały się do korzystania z KSeF, zapewniając płynne przejście na nowy system fakturowania.