Dokumentacja magazynowa to niewątpliwie jeden z ważniejszych elementów sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Musi być wykonywana zgodnie z przepisami, wewnętrznymi standardami, a coraz częściej wedle wymagań systemów ERP. Jeśli chodzi o dokumentację magazynową, szczególnie warto przyjrzeć się tzw. Rozchodowi Wewnętrznemu. Czym dokładnie jest dokument RW, jakie ma zastosowanie i dlaczego odgrywa tak istotną rolę w codziennym funkcjonowaniu firm?
Czym jest dokument RW? Definicja
Dokument RW (Rozchód Wewnętrzny) to wewnętrzny dokument magazynowy wykorzystywany w przedsiębiorstwach posiadających własne zaplecze magazynowe. Jego głównym zadaniem jest dokumentowanie wydania towarów, materiałów lub produktów z magazynu na potrzeby własne firmy, a nie na zewnątrz – do klienta czy kontrahenta. Oznacza to, że RW „nie generuje przychodu”, lecz rejestruje ruch zasobów wewnątrz organizacji. W uproszczeniu można zatem uznać, że jest to dokument wewnętrznej księgowości w organizacji.
Warto wiedzieć!
Dokument RW, choć nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu przepisów podatkowych, pomaga w efektywnym zarządzaniu magazynem. Umożliwia precyzyjne kontrolowanie ruchu towarów i materiałów wewnątrz firmy, wspiera procesy produkcyjne, inwentaryzację oraz rozliczenia wewnętrzne. Jego prawidłowe prowadzenie to gwarancja przejrzystości i bezpieczeństwa gospodarki magazynowej w każdej nowoczesnej organizacji!
Jakie informacje zawiera dokument RW?
Aby dokument RW spełniał swoją funkcję, powinien zawierać wiele danych księgowych. Do najważniejszych z nich zaliczyć można te poniżej wymienione:
- Nazwa przedsiębiorstwa.
- Numer dokumentu.
- Data wystawienia oraz data wydania/przyjęcia towaru.
- Oznaczenie działu, z którego i do którego przekazywany jest towar.
- Nazwa, ilość, cena jednostkowa i wartość towaru lub materiału.
- Podpisy osób: wystawiającej, wydającej oraz przyjmującej towar.
Należy wiedzieć, że w przypadku firm prowadzących pełną księgowość, dokument RW może także zawierać również numery kont kosztowych i wydziałowych. Wszystko wedle potrzeb przedsiębiorstwa czy wymagań systemu ERP, który przetwarza informacje podane w RW.
Zastosowanie dokumentu RW w praktyce
Jak już wspomnieliśmy, dokument RW znajduje naprawdę szerokie zastosowanie w przedsiębiorstwie. Szczególnie znaczenie ma on w następujących obszarach działalności:
- Produkcja – wydanie surowców czy półproduktów z magazynu do działu produkcji.
- Inwentaryzacja – dokumentowanie niedoborów lub strat wykrytych podczas spisu z natury.
- Likwidacja – dokumentowanie strat, uszkodzeń lub likwidacji towarów.
- Wydania na potrzeby biurowe – np. przekazanie materiałów biurowych do działów administracyjnych.
- Wypożyczenia i przesunięcia – pobranie komponentów do wewnętrznych projektów lub przesunięcia między oddziałami.
Ponadto, dzięki dokumentom RW możliwa jest dokładna kontrola przepływu zasobów, analiza zużycia materiałów oraz szybka identyfikacja ewentualnych braków czy strat. Potrzebne są one zatem do przygotowywania analiz, a następnie strategii biznesowych, strategii rozwojowych oraz strategii produktowych.
Dlaczego dokument RW jest tak ważny?
Dokument RW jest niezbędny do prawidłowego prowadzenia gospodarki magazynowej. Pozwala na: ścisłą kontrolę stanów magazynowych. Każde wydanie towaru jest rejestrowane, co zapobiega niekontrolowanemu ubytkowi zapasów. Oprócz tego liczyć można na optymalizację kosztów – dokument RW umożliwia przypisanie kosztów do konkretnych działów, zleceń czy produktów, co ułatwia analizę rentowności. Wiąże się to również z rozliczeniami wewnętrznymi. Dokumenty RW wskazują, które działy i w jakiej ilości korzystają z zasobów firmy. Nie można przy tym zapomnieć o inwentaryzacji – dokument RW niewątpliwie ułatwia wykrywanie niedoborów i strat. W wieku firmach umożliwia także ocenę jakości surowców.
Jak wystawić dokument RW?
Wystawienie dokumentu RW może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, np. za pomocą programów do zarządzania magazynem czy wystawiania faktur. W praktyce coraz częściej korzysta się z rozwiązań informatycznych, które automatyzują procesy magazynowe i minimalizują ryzyko błędów. Mowa m.in. o systemach ERP.