Prowadzenie własnej działalności często wiąże się z tym, że niektóre dokumenty spływają z
opóźnieniem lub przez pomyłkę nie zostają wcale zaksięgowane. W tym przypadku mamy do
czynienia z tzw. fakturą kosztową.
Faktura kosztowa to nic innego, jak specjalny dokument wystawiony na towary oraz usługi, które są
nabywane w celu uzyskania przychodów przez firmę.
Bardzo często przedsiębiorcy zastanawiają się, w jaki sposób zaksięgować tego typu fakturę. Jak się
okazuje, wcale nie jest to aż tak skomplikowane. Z poniższego artykułu dowiesz się, co powinna
zawierać faktura kosztowa, jaki jest termin księgowania, a także czy czynność ta jest obowiązkowa.
Faktura kosztowa – co musi zawierać?
Faktura kosztowa pomniejsza dochód działalności, co z kolei wiąże się ze zmniejszeniem kwoty
podatku dochodowego. Przedmiotem faktury kosztowej mogą być np. wszystkie towary zakupione w
celu prowadzenia działalności, ale nie przeznaczone do dalszej odsprzedaży.
Faktura kosztowa powinna zawierać elementy, takie jak:
- data dokonania sprzedaży lub wykonanej usługi;
- imię oraz nazwisko sprzedawcy i nabywcy;
- adres sprzedawcy oraz nadawcy;
- podstawę opodatkowania;
- cenę netto za towar lub usługę;
- stawkę i kwotę podatku;
- kwotę należności.
Termin księgowania faktur kosztowych
Dla przedsiębiorców bardzo istotne jest również, to kiedy należy zaksięgować otrzymane faktury
kosztowe.
Jeśli faktura kosztowa została otrzymana przed rozliczeniem okresu, to należy zaksięgować ją zgodnie z datą jej wystawienia. Natomiast jeśli nastąpiło to po okresie rozliczenia, należy ją zaksięgować w kolejnym miesiącu.
Czy księgowanie faktur kosztowych jest konieczne?
Według Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych księgowanie faktur kosztowych nie jest
obowiązkiem przedsiębiorców, a ich uprawnieniem. Zatem z podatkowego punktu widzenia nie jest
konieczne księgowanie otrzymanych faktur kosztowych w momencie, gdy zakupiony towar nie
będzie przeznaczony do dalszej odsprzedaży.
Prowadząc własną działalność każdy przedsiębiorca może spotkać się z tym, że będzie ponosił pewne
koszty, które mogą być ujęte w ramach kosztów uzyskania przychodów. Dlatego pojęcie faktury
kosztowej jest bardzo ważne i warto wiedzieć, z czym dokładnie wiąże się księgowanie tego
dokumentu.
Bardzo często przedsiębiorcy korzystają z pomocy profesjonalistów, którzy doskonale wiedzą, jak
odpowiednio rozliczać różnego rodzaju faktury. Dlatego istotny wpływ ma tutaj rola biura rachunkowego,
które zapewnia profesjonalną i w pełni bezpieczną pomoc związaną z księgowością firmy.
Jesteśmy profesjonalnym biurem rachunkowym, wybierającym rozwiązania, które będą
dostosowane do potrzeb i oczekiwań Twojej firmy. Dlatego jeśli posiadasz faktury kosztowe lub inne
dokumenty, które należy odpowiednio uzupełnić to współpraca z naszym biurem rachunkowym
będzie odpowiednim rozwiązaniem. Jeśli zastanawiasz się, czy potrzebujesz naszej pomocy,
skontaktuj się z nami, pomożemy podjąć Ci odpowiednią decyzję. Z nami faktury kosztowe nie będą
stanowiły żadnego problemu.
Ile czasu na zaksięgowanie faktury kosztowej?
Faktury kosztowe niewątpliwie stanowią ważny element dokumentacji księgowej każdego przedsiębiorstwa. Ile czasu przedsiębiorca ma na nich zaksięgowanie? Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca powinien ująć fakturę kosztową w księgach rachunkowych w miesiącu jej otrzymania lub w miesiącu następnym. Jest to szczególnie ważne z perspektywy prawidłowego rozliczenia podatku VAT oraz kosztów uzyskania przychodu. Warto pamiętać, że data wpływu faktury do firmy powinna zostać odnotowana, co pomoże w ustaleniu właściwego okresu rozliczeniowego.
Oczywiście jest również możliwość księgowania odnalezionej faktury księgowej – w przypadku faktur VAT mówi się o 3 miesiącach od wystawienia.
Termin księgowania faktur kosztowych?
Na ogół przedsiębiorca może ująć koszty w księgach rachunkowych w miesiącu, w którym zostały poniesione, lub w miesiącu następnym, jednak nie później niż do końca roku podatkowego. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę na faktury z końca roku podatkowego, gdyż muszą one zostać ujęte w księgach tego samego roku podatkowego. O szczegóły terminów księgowania faktur kosztowych pytaj swoich księgowych, pamiętając, że wszystkie operacje w księgach ujmujemy z trzech perspektyw: UoR, CIT/PIT oraz VAT!
Warto wiedzieć! Księgowanie faktur zależy w dużej mierze od przyjętej formy podatkowej w firmie – w KPiR należy dokonywać tego porządku chronologicznym najpóźniej do 20-go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Księgowanie faktury kosztowej z opóźnieniem?
W sytuacji, gdy faktura kosztowa zostanie zaksięgowana z opóźnieniem, może to prowadzić do szeregu konsekwencji podatkowych i księgowych. Przede wszystkim należy dokonać korekty deklaracji podatkowych za okres, w którym faktura powinna zostać pierwotnie zaksięgowana. W przypadku znaczących opóźnień może to wiązać się z koniecznością zapłaty odsetek od zaległości podatkowych. Istotne jest również to, że późniejsze księgowanie faktury może wpłynąć na prawo do odliczenia podatku VAT w pierwotnym okresie rozliczeniowym.
Czy trzeba księgować wszystkie faktury kosztowe?
Zasadniczo wszystkie faktury kosztowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych. Warto jednak podkreślić, że niektóre wydatki, mimo że udokumentowane fakturą, mogą nie stanowić kosztów uzyskania przychodu zgodnie z przepisami podatkowymi. W takich przypadkach należy dokładnie przeanalizować charakter wydatku i jego związek z prowadzoną działalnością. Współpraca z doradcą podatkowym i dobrym zespołem księgowych jest zatem polecana każdej firmie, niezależnie od przyjętego ustroju podatkowego, branży działalności czy wielkości rocznego przychodu!
Jak księgować faktury?
Proces księgowania faktur kosztowych wymaga szczególnej staranności i znajomości przepisów podatkowych. W pierwszej kolejności należy sprawdzić poprawność formalną dokumentu, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, daty wystawienia oraz sprzedaży, a także poprawność naliczenia podatku VAT. Następnie trzeba określić właściwy okres rozliczeniowy oraz odpowiednie konta księgowe, na których zostanie ujęta operacja gospodarcza.
Warto pamiętać o zachowaniu ścieżki audytu, czyli możliwości prześledzenia sposobu księgowania od dokumentu źródłowego do zapisów w księgach rachunkowych. W przypadku faktur elektronicznych należy zadbać o ich odpowiednie przechowywanie i archiwizację, zgodnie z wymogami prawa podatkowego. Istotne jest również właściwe opisanie faktury pod kątem miejsca powstania kosztu oraz jego charakteru, co ułatwi późniejszą analizę finansową przedsiębiorstwa.