Wszyscy przedsiębiorcy płacą podatek dochodowy, niezależnie od wybranej formy organizacyjno-prawnej. Wysokość zobowiązań publicznoprawnych wzrasta wraz z przychodami, dlatego przedsiębiorcy szukają sposobu na ich efektywne obniżenie. Jednym z nich jest generowanie kosztów uzyskania przychodu. W poniższym artykule przedstawimy, co można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej, jak dzięki temu obniżyć wysokość podatku dochodowego oraz jak generować koszty w firmie.
Co oznacza generowanie kosztów firmowych?
Pojęcie kosztów uzyskania przychodu znajduje się zarówno w ustawie o PIT (art. 22 ustawy o PIT), jak i CIT (art. 15 ustawy o CIT). Jeden jak i drugi akt został prawnie zdefiniowany w podobny sposób. Poprzez koszty uzyskania przychodu rozumie się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Innymi słowy, każdy wydatek, który przedsiębiorca ponosi, aby w efekcie zarobić pieniądze w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy. Warto jednak pamiętać, że to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania w razie kontroli podatkowej, że poczyniony wydatek ma związek z funkcjonowaniem firmy. Nie ma jednak obowiązku wykazania, że wydatek rzeczywiście pociągnął za sobą przychód – wystarczy wykazać, że potencjalnie istniała taka szansa.
Sprawdzone sposoby na generowanie wysokich kosztów w firmie
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, co można wliczyć do kosztów przychodu w firmie, ponieważ każda działalność wyróżnia się własną specyfiką. Należy jednak pamiętać, że ustawy o podatkach dochodowych wprost wyłączają z kategorii kosztów niektóre rodzaje wydatków. Nie można w ten sposób zakwalifikować m.in. wydatków na ulepszenie środków trwałych, kosztów reprezentacji lub grzywien i kar pieniężnych. W takim razie, jakie wydatki należy wliczyć w koszty działalności przedsiębiorstwa? Z pewnością będą to:
- wydatek na samochód firmowy znajdujący się w leasingu (od rodzaju leasingu zależy, które wydatki można uwzględnić podczas rozliczania kosztów i w jakiej części);
- koszty związane z wynajmem lokalu firmowego;
- koszt zakupu sprzętu do firmy, np. komputera, oprogramowania, drukarki, telefonu komórkowego;
- typowe koszty firmowe obejmują rachunki za Internet i telefon wykorzystywane do celów służbowych;
- wydatek eksploatacyjny związany z pojazdem służbowym, np. ubezpieczenie, opłata za przegląd.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Udokumentowanie kosztu uzyskania przychodu jest niezbędne, aby urząd skarbowy nie kwestionował faktu jego poniesienia. W praktyce zdecydowana większość wydatków w ramach działalności gospodarczej udokumentowana jest fakturą, ale dopuszczalne jest przedłożenie w ramach kontroli również innych dokumentów, np. umowy lub rachunku do niej czy biletu za przejazd płatną autostradą.
Dlaczego warto generować koszty uzyskania przychodu?
Wyższe koszty uzyskania przychodu pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania – a co za tym idzie, podatek należny będzie niższy. Wynika to z ogólnej zasady, zgodnie z którą wysokość dochodu do opodatkowania jest równa różnicy między przychodem a kosztami jego uzyskania. Oznacza to, że ponoszenie kosztów może być korzystne dla właściciela firmy.
W razie wątpliwości, czy dany wydatek można wrzucić w koszty firmy i wykorzystać do obniżenia podatku, warto zasięgnąć porady biura rachunkowego, ponieważ pomyłka może drogo kosztować przedsiębiorcę.