Cyfryzacja procesów biznesowych staje się coraz bardziej powszechna, a jednym z bardzo ważnych elementów tej transformacji jest wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań księgowych. Nie sposób nie wspomnieć zatem o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), którym jest innowacyjny system mający na celu usprawnienie obiegu dokumentów finansowych w Polsce. Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest KSeF, jakie korzyści przynosi, a także kto i w jaki sposób będzie mógł z niego korzystać.
Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma informatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – przyjmują one format xml i są zgodne ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). System ten jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce. Warto przy tym zaznaczyć, że KSeF odpowiada na najnowsze przepisy dotyczące e-fakturowania.
Jeśli chodzi o funkcjonalność KSeF, umożliwia on wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w ujednoliconym formacie elektronicznym. Faktury te, nazywane e-fakturami lub – jak już wspomniano – fakturami ustrukturyzowanymi, zawierają wszystkie niezbędne dane w formie czytelnej zarówno dla systemów informatycznych, jak i dla ludzi.
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest zaś usprawnienie procesu fakturowania, przy jednoczesnej redukcji kosztów związanych z obsługą faktur papierowych. KSeF pozwala również na zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych, co uszczelnia system podatkowy w Polsce. Oznacza to, że takie rozwiązanie ma pomóc w zwalczaniu oszustw podatkowych i ograniczanie rozwoju tzw. szarej strefy.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kiedy?
Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce przebiega etapowo. Początkowo system został uruchomiony jako rozwiązanie dobrowolne – podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 r. – umożliwiając przedsiębiorcom stopniowe przystosowanie się do nowych wymagań. Ruszyły również konsultacje i testy, które pozwolą przygotować KSeF do jego obowiązkowego wykorzystania. Od kiedy użytkowanie Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjne dla przedsiębiorców?
Planowane jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF od 2026 roku. Pierwszy termin – 1 lutego 2026 – dotyczyć ma podmiotów dużych, a więc tych firm, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów. Od 1 kwietnia 2026 roku stosowanie KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podmiotów, a w szczególności dla płatników VAT.
Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Do jego zalet zaliczyć można:
- Szybszy zwrot VAT. Wykorzystanie KSeF może przyspieszyć proces zwrotu podatku VAT.
- Eliminacja konieczności przechowywania faktur. System KSeF będzie przechowywał e-faktury przez dekadę, eliminując potrzebę archiwizacji dokumentów przez firmy we własnych systemach księgowych.
- Ujednolicenie formatu faktur. Standaryzacja formatu ułatwi automatyzację procesów księgowych i zmniejszy ryzyko błędów.
- Zwiększenie bezpieczeństwa transakcji. System gwarantuje autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści.
- Redukcja kosztów. Redukcja wydatków związanych z drukiem, dystrybucją i magazynowaniem faktur papierowych oraz przetwarzaniem faktur elektronicznych w indywidualnych programach finansowych.
- Łatwiejsze rozliczenia podatkowe. Automatyczna weryfikacja faktur przez system KSeF ułatwi przygotowanie deklaracji podatkowych.
- Poprawa płynności finansowej. Szybsza wymiana dokumentów może przyspieszyć procesy płatności.
Kto będzie mógł korzystać z KSeF?
Krajowy System e-Faktur będzie przeznaczony dla szerokiego grona podmiotów gospodarczych. Od momentu obowiązkowego wprowadzenia systemu, korzystanie z niego będzie dotyczyć:
- wszystkich czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT,
- przedsiębiorców wystawiających faktury do paragonów,
- podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla celów VAT.
Warto podkreślić, że KSeF będzie obowiązkowy nie tylko dla dużych firm, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Dlatego tak ważne jest, aby wszyscy przedsiębiorcy odpowiednio wcześnie przygotowali się do korzystania z nowego systemu.
3 informacje dla użytkowników KSeF
1. Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?
Tak, Krajowy System e-Faktur umożliwia samofakturowanie. Jest to proces, w którym nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz dostawcy za dostarczone mu towary lub usługi. W systemie KSeF samofakturowanie będzie realizowane poprzez nadanie odpowiednich uprawnień nabywcy przez sprzedawcę. Proces samofakturowania w KSeF będzie wymagał:
- zawarcia uprzedniej umowy między stronami,
- określenia procedury akceptacji każdej faktury przez dostawcę,
- zapewnienia, że dostawca towarów lub usług nie wystawi faktury w odniesieniu do tych samych czynności.
Samofakturowanie w KSeF może znacznie usprawnić procesy biznesowe, szczególnie w przypadku regularnych, powtarzalnych transakcji między stałymi partnerami handlowymi.
2. Jakie będą obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?
Biura rachunkowe będą pełnić istotną funkcję we wprowadzaniu i obsłudze KSeF dla swoich klientów. Do głównych obowiązków biur rachunkowych w kontekście KSeF będą należały:
- Dostosowanie systemów informatycznych do obsługi e-faktur.
- Przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z KSeF.
- Wsparcie klientów w procesie przejścia na e-fakturowanie.
- Zapewnienie prawidłowej integracji KSeF z systemami księgowymi.
- Monitorowanie zmian prawnych związanych z KSeF i informowanie o nich klientów.
- Dbanie o bezpieczeństwo danych i prawidłowe zarządzanie uprawnieniami w systemie.
Biura rachunkowe muszą być przygotowane na zwiększoną liczbę zapytań i wątpliwości ze strony klientów, szczególnie w początkowej fazie wdrażania obowiązkowego KSeF. Doradcy podatkowi Kancelarii Clear, a także nasi księgowi śledzą wszystkie nowelizowane ustawy, zawsze przekazując informacje obsługiwanym firmom. Zachęcamy zatem przedsiębiorców do skorzystania z naszych usług, w tym z profesjonalnej obsługi księgowej.
3. Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego
Aby biuro rachunkowe mogło efektywnie obsługiwać swoich klientów w ramach KSeF, konieczne będzie odpowiednie zarządzanie uprawnieniami e-faktur. Proces ten z pewnością obejmie:
- Uzyskanie pełnomocnictwa od klienta do działania w jego imieniu w systemie KSeF.
- Przydzielenie odpowiednich ról i uprawnień pracownikom biura w zakresie dostępu do KSeF.
- Konfigurację dostępu do poszczególnych funkcji systemu (np. wystawianie faktur, przeglądanie, pobieranie).
- Systematyczne kontrole i modyfikacje uprawnień dla zapewnienia ochrony informacji.
Ważne jest, aby biura rachunkowe dokładnie określiły zakres odpowiedzialności i uprawnień swoich pracowników w kontekście KSeF, co pomoże w efektywnym zarządzaniu procesem fakturowania dla klientów. Warto zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur wcześniej niż przed 2026 rokiem, aby dobrze przygotować się na obowiązkowe dla wszystkich zmiany!
Podsumowanie
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur stanowi znaczący krok w kierunku cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce. Choć jego wdrożenie może początkowo stanowić wyzwanie dla niektórych przedsiębiorców, długoterminowe korzyści – takie jak uproszczenie procesów, redukcja kosztów i zwiększenie transparentności – z pewnością przewyższają trudności adaptacyjne. Kluczowe jest, aby firmy, w tym biura rachunkowe, odpowiednio wcześnie przygotowały się do korzystania z KSeF, zapewniając płynne przejście na nowy system fakturowania.