Fundacje i stowarzyszenia stanowią organizacje pozarządowe (ang. Non Governmental Organizations, NGO) i są jednocześnie najbardziej popularnymi reprezentantami tzw. sektora trzeciego. Choć w obu przypadkach regulacja prawna jest relatywnie prosta – np. w porównaniu do spółek prawa handlowego – księgowość dla fundacji czy prowadzenie księgowości w stowarzyszeniu często budzą wątpliwości. Co należy o niej wiedzieć?
Czy księgowość dla fundacji i stowarzyszeń jest obowiązkowa?
Już na wstępie warto wskazać, że zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia mają obowiązek prowadzenia księgowości. Księgowość fundacji może być prowadzona w ramach wolontariatu przez jednego z członków organizacji, ale wiele NGO decyduje się zlecić to zadanie firmie zewnętrznej. Obsługą księgową fundacji może też zająć się pracownik etatowy, choć często będzie to zbyt duży wydatek.
Przede wszystkim księgowość dla stowarzyszenia i fundacji musi bazować na tzw. polityce rachunkowości. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 11 ustawy o rachunkowości jest to dokument, który definiuje wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. W polityce rachunkowości są opisane takie zagadnienia, jak:
- plan kont;
- sposób obiegu, przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej;
- sposób księgowania kosztów;
- sposób amortyzowania środków trwałych.
Stosownie do art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości NGO mogą prowadzić księgowość uproszczoną na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Kiedy prowadzenie księgowości w stowarzyszeniu lub fundacji może mieć formę uproszczoną?
Prowadzenie ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości) to duże obciążenie finansowe nie tylko dla NGO, ale także dla innych uczestników obrotu. Precyzyjne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych wymaga prowadzenia szeregu rejestrów. Obowiązujące przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie pozwalają jednak na wybór uproszczonej księgowości dla stowarzyszenia lub fundacji. Zgodnie z art. 10a tego aktu prawnego organizacje pozarządowe prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w przypadku gdy:
- działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 (m.in. pomoc społeczna, nieodpłatna pomoc prawna, wspieranie rodziny i pieczy zastępczej);
- nie prowadzą działalności gospodarczej;
- nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego;
- osiągają przychody wyłącznie z:
- działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów z ofiarności publicznej;
- działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług;
- tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych;
- tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub w SKOK prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach;
- w roku podatkowym poprzedzającym rok wyboru księgowości uproszczonej osiągnęły przychody wyłącznie z czterech, wymienionych wyżej tytułów i przychody te nie przekroczyły 100 tysięcy złotych.
W większości przypadków księgowość fundacji i stowarzyszeń o niewielkim zasięgu będzie podlegała właśnie pod ostatni punkt. Tym sposobem NGO zostanie zwolnione z obowiązku prowadzenia pełnej księgowości.
Obsługa księgowa fundacji i stowarzyszenia wymaga rozległej wiedzy z zakresu rachunkowości i prawa, dlatego obowiązki w tym zakresie warto zlecić profesjonalistom.